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­Wie ein Design Sprint die Entwicklung von grossen Projekten um ein Vielfaches beschleunigt 2/3

2023-06-01 Sebastian Horat
Illustration mit Menschen, welche rennend nach einer zündenden Idee suchen.

Logo Komax black

Komax ist international führend in der automatisierten Kabelverarbeitung.

Der Design Sprint ist ein mächtiges Werkzeug, um innerhalb von nur einer Woche die Ziele eines digitalen Produktes zu formulieren und mit einer High Level Roadmap den Startpunkt zu setzen. Für den Kunden Komax passte foryouandyourcustomers die Arbeitsmethode geschickt an. Teil zwei der Komax-Fallstudie.

Um ein MVP (Minimal Viable Product) im kurzen Zeitraum von nur zehn Monaten umsetzen zu können – in unserem Fall die neue Website der Komax Unified Customer Experience, KUDEX –, braucht es starke Werkzeuge. foryouandyourcustomers nutzte für den Kick-Start deshalb eine mittlerweile bewährte Arbeitsmethode – den Design Sprint. Von Google-Mitarbeitenden entwickelt, ermöglicht es der Design Sprint, innerhalb von nur einer Woche ein neues Produkt zu entwerfen, dabei aber die Risiken von Fehlern zu minimieren. Diese eine Woche hat es jedoch in sich.

«Der Prozess braucht ein wenig Mut», sagt Sebastian Horat. Der Design Sprint bringt dabei alle Beteiligten und Spezialisten in einem Raum zusammen, die ins Projekt involviert sind. Eine Woche lang widmet sich das Team nur diesem einen Ziel. «Anfänglich besteht oft die Angst, dass man am Ende ohne Resultat dasteht», sagt Horat. Wenn das Credo «Vertraue dem Prozess» jedoch befolgt werde, funktioniere der Design Sprint immer.

Fachliche, statt politische Entscheidungen

Für Komax passte foryouandyourcustomers den Design Sprint auf die besonderen Bedürfnisse an: Es galt nicht nur, ein neues Produkt zu entwerfen, sondern die gesamte Initiative auf den richtigen Weg zu bringen. Vor dem Beginn der Design-Sprint-Woche führten Horat und sein Team deshalb Leitfaden-Interviews mit allen Stakeholdern durch: Welche Erwartungen hatten sie an die KUDEX? Welche Perspektiven nahmen sie ein? Welches Wissen bestand bereits, welches musste geschaffen werden? «Wir gewannen auch ein Gespür für die zwischenmenschlichen Prozesse», sagt Horat. Für einen erfolgreichen Design Sprint müssen alle – vom Grafiker über den Techniker bis hin zur Konzernleitung – auf gleicher Augenhöhe zusammenarbeiten. «Entscheidungen sollten nicht aus politischen, sondern aus fachlichen Gründen getroffen werden», sagt Horat. Die Ergebnisse der Gespräche goss foryouandyourcustomers in eine Sammlung von Hypothesen zu den unterschiedlichsten Themen und skizzierte einen ersten visuellen Prototyp. Die Design-Sprint-Woche konnte beginnen.


Design Sprint bei Komax

Teilnehmende an einem Ideation-Workshop

Statt an fünf Tagen, wie im Design-Sprint-Prozess definiert, traf sich das Team jedoch nur an drei Tagen: Montag, Mittwoch, Freitag. Dazwischen wurden Feedbacks eingearbeitet, die Prototypen verfeinert. In einem ersten Schritt brachte foryouandyourcustomers alle Beteiligten auf den gleichen Wissenstand. Danach gings ans Eingemachte: Welche Inhalte waren da? Welche Vorarbeiten mussten geleistet werden? Welche Vision liess sich damit formulieren? Auch standen technologische Fragen im Raum: Wie musste die Verbindung zwischen «Maschinenraum» (den digitalen Systemen und Datenbanken bei Komax) und dem «Sonnendeck» (der sichtbaren Web-Experience) gebaut sein? Aus welchen Spezialistinnen und Spezialisten sollte das Team bestehen? (Darauf gehen wir im dritten Teil der Fallstudie ein). Schliesslich: Mit welcher Aufgabe startete die Umsetzung?

«Nach einer Woche war das Zielbild klar und genügend fassbar, um konkrete Aktivitäten und weitere Vorarbeiten zu starten.»

Salvatore Ruggiero, Lead Digital Transformation Programs bei Komax

Wenig Aufwand, hoher Ertrag

Bestand bei all diesen Fragen nicht die Gefahr, sich zu verlieren? «Der Design-Sprint-Prozess ist genau orchestriert. Man folgt einer exakt vorgegebenen Agenda», sagt Horat. Zudem wurde regelmässig ein Teammitglied aus Brasilien zugeschaltet. «Das zwang uns, zwei Mal pro Tag Ziele zu erreichen und den Zwischenstand zu kommunizieren», sagt Horat.

Tatsächlich waren am Ende der Design-Sprint-Woche alle Ziele formuliert: eine neue technische Basis für digitale Services sollte gebaut werden. Als erste sichtbare Ergebnisse sollten als erstes eine neue Website gebaut und der Grundstein für ein einheitliches Kundenlogin gesetzt werden sowie als erstes digitales Tool ein vorhandenes Service-System online integriert und nutzbar sein. Hinzu kam die High Level Roadmap, die ebenfalls während dieser Woche entstand: Sie gab den Weg für die konkrete Umsetzung vor – sie ermöglichte es, dass das erste Ziel, die Website, in nur zehn Monaten erreicht wurde.


Design Sprint bei Komax

Resultate aus Ideation-Workshop

«Der Design Sprint schafft nicht nur brauchbare Resultate in kürzester Zeit. Er macht diese auch belastungsfähig, weil sehr viele Geschäftsbereiche und Disziplinen innerhalb eines Unternehmens involviert sind», schliesst Horat. Häufig dauerten solche Vorprojekte mehrere Monate. Die Design-Sprint-Methode erlaube es hingegen, in kürzester Zeit mit wenig Aufwand einen sehr hohen Output zu generieren. Vorausgesetzt, dass das Vertrauen in den Prozess besteht.

Wie alles startete, lesen Sie im ersten Teil dieser Trilogie.

Der dritte Teil wirft einen vertieften Blick auf die Rolle von Sebastian Horat als Product Owner, wie foryouandyourcustomers die notwendigen Rollen definieren kann und für Komax eine Digital Factory entwarf.