Man kann gut sagen, dass die letzten zwei Jahre wegen der Pandemie ungewöhnlich waren. Die Art und Weise, wie wir arbeiten und Kontakte knüpfen hat sich verändert und wird wohl nie mehr so sein, wie in der „guten alten Zeit“ vorher. Die berufliche Zusammenarbeit hat einen grossen Wandel hin zur Arbeit von zu Hause aus und zu Video-Konferenzen erfahren. Beides ist bewältigbar, wurde aber bei anspruchsvollen Themen und Grossprojekten eine Herausforderung.

Hier hatte Miro (eine Online-Whiteboard Anwendung) einen grossen Einfluss auf unser Geschäft als digitale Agentur und Systemrealisierer. Für grosse Veränderungsprojekte verlassen wir uns normalerweise auf persönliche Interaktion mit Klienten und regelmässige Tagesworkshops. Diese wurden durch die Lockdowns und die anhaltenden Massnahmen verunmöglicht. Miro erwies sich als Game Changer für uns. Hier sind sieben Tipps, wie die Anwendung auch für Sie einen Unterschied machen kann:

#1 Fernarbeit

„Mitarbeitende, die sich am meisten engagieren, sind jene, die 60-80 Prozent von zu Hause arbeiten.“

Selbst wenn wir zur neuen Normalität zurückkehren, ist es unwahrscheinlich, dass die Leute Vollzeit zurück ins Büro gehen. Fernarbeit wird also bleiben. Mitarbeitende bevorzugen flexible und hybride Arbeitsbedingungen, somit werden Lösungen zur kollaborativen Fernarbeit wesentlich. Während MS Teams, Zoom und andere einige grundlegende Whiteboard-Funktionen einschliessen, werden diese generell für temporäre Zeichnungen in Sitzungen gebraucht, anstatt als etwas, das später für Entwürfe genutzt wird. Miro ist um einiges mächtiger und kann sogar während persönlichen Treffen eine Rolle spielen, wenn Boards auf einem grossen Bildschirm wie ein physisches Whiteboard geteilt werden. Dies erlaubt zugleich die Zusammenarbeit mit Leuten, die zu Hause arbeiten.

#2 Die Macht der post-it

„ Ich gebe zu, dass Post-it-Notizen, die praktisch an jeder Oberfläche haften, nun meine Alternative zum Gedächtnis sind.“

Es gibt nichts einfacheres und ehrlicheres als das gute alte Post-It, um Teilnahme und Beiträge von einem Team zu ermutigen. Miro erlaubt zwar Zeichnungen und Textkästen, aber mit Post-its in verschiedenen Grössen und Farben ermöglicht es eine klare und intuitive Art zusammenzuarbeiten. Anders als beim gleichzeitigen Bearbeiten von Dokumenten oder Texten, wo Reibungen entstehen können, gibt es das Problem mit einzelnen Post-its nicht — selbst wenn es zu Duplikaten kommt, was zeigt, dass die Leute sich einig sind. Post-its bringen Leute in einen Ideen-Mindset und unterstützen schnelles Denken, ohne Gedanken einzuschränken, was oft auf demokratische Weise zu effektiveren Diskussionen und Lösungen führt.

#3 Lesbarkeit

„Manchmal riskiert man Lesbarkeit, um die Wirkung zu steigern.“

Es ist toll, Input von Leuten zu erhalten, aber es ist oftmals schwierig ihre Handschrift zu lesen, besonders wenn man mit neuen Klienten arbeitet und sich noch nicht an deren Schreibstil gewöhnt hat. Dieses Problem wird schlimmer, wenn Sie jemals nach längerer Zeit versucht haben, einen Workshop zu dokumentieren. Es ist schwierig sich daran zu erinnern, weshalb gewisse Kommentare geteilt wurden und in welchem Kontext. Profi-Tipp: Einigen Sie sich auf ein Layout and die Textgrösse für die Boards, weil ständiges Zoomen verwirrend sein kann!

#4 Stift ist mächtiger als die Tastatur

„Der Stift ist mächtiger als das Schwert und deutlich leichter, um damit zu Schreiben.“

Mehr als ein Jahrzehnt arbeite ich nun papierlos und verwalte täglich Listen und Sitzungsnotizen mit OneNote oder Keep. Ich benutze ständig die Tastatur, um Notizen zu schreiben, aber einen Stift zu halten, fördert die Kreativität auf eine einzigartige und wirkungsvolle Weise. Es ist einfacher etwas auf einen Papierzettel zu zeichnen, bevor man es abtippt oder ein schönes Diagramm auf dem Computer erstellt. Ich empfehle Ihnen, das von Zeit zu Zeit zu machen. In Miro tippt man zwar Kommentare gleich auf die Post-its, aber wir kritzeln trotzdem von Hand auf dem Board herum und man kann, wenn gewünscht, mit Stift auf Touchscreen schreiben. Das Interface bietet trotzdem etwas, was dem Stift-Erlebnis nahekommt.

#5 Vorlagen erstellen

„Die Entscheidungen, die wir heute getroffen haben, sind die Vorlagen für die Zukunft.“

Es macht keinen Sinn, das Rad neu zu erfinden, wenn man Arbeit wiederverwenden kann, die sich in der Vergangenheit als erfolgreich erwiesen hat (das ist ein Kernprinzip des Geschäftsmodells von foryouandyourcustomers). In Miro ist das besonders einfach, weil man Boards und Layouts von vergangenen Sitzungen kopieren und die Notizen/Kommentare löschen kann, um eine ähnliche Sitzung abzuhalten. Es gibt auch viele Standardmodelle und -layouts, die man suchen und auswählen kann, um ein neues Board mit einer bestimmten Idee zu beginnen. Wir haben herausgefunden, dass diese Vorlagen besonders bei der Planung einer moderierten Diskussion mit Klienten und sogar intern hilfreich sind.

#6 Effizienz (keinen Bericht schreiben)

„Effizienz ist intelligente Faulheit.“

Wenn wir an das gerade Gesagte anknüpfen, wir mit Miro der gesamte Prozess zur Vorbereitung und Dokumentation eines Workshops effizient. Sie können das Board vorher vorbereiten (Profi-Tipp: Fügen Sie Erläuterungen auf dem Board hinzu, um die Kollaboration zu unterstützen), während der Sitzung verändern und, am wichtigsten, danach teilen, damit alle Zugriff zu den Ergebnissen erhalten. Es braucht keinen zusätzlichen Bericht, kein Entziffern von unleserlicher Handschrift und keine verschwommene Bildern von physischen Flipcharts. Die Inhalte auf dem Online-Board können direkt für Dokumente verwendet und wesentlich einfacher aktualisiert werden, um konkrete Resultate von Sitzungen zu bekommen.

#7 Wissensaustausch

„Geteiltes Wissen = Wissen2“

Ein übersehener Vorteil von Online-Boards ist schliesslich, dass die App sie zentral speichert und für verschiedene Teams und Projekte zugänglich macht, so dass Nutzer*innen einfach nach Boards suchen können. Das erlaubt, dass Arbeit aus einem Projekt für ein anderes wiederverwendet werden kann und erlaubt Sichtbarkeit für andere, die von der Herangehensweise eines Teams inspiriert werden, auch wenn sie einen anderen Ansatz verfolgen. Nutzer*innen sehen wie Projekte, Initiativen, Marketingpläne und Roadmaps sich entwickeln, auch wenn sie nicht direkt mit dem Thema arbeiten. Das führt zu spontanen Gesprächen und kann Mehrwert schaffen. Wenn Ihr Fokus innerhalb eines Projekts liegt, dürfte das trotzdem hilfreich sein, weil Sie Zugang zu allen Boards haben, die sie benötigen, um den Kontext des Projekts und den Arbeitsverlauf zu sehen.

Beispiel von Kunal Lohia’s Miro Board.

Bei foryouandyourcustomers arbeiten wir gerne mit Miro. Es hat einen positiven Einfluss darauf, wie unsere Teams funktionieren. Das Online-Whiteboard ist zu einem wesentlichen Werkzeug für die Zusammenarbeit mit Klienten und intern geworden, besonders in anspruchsvollen Projekten. Es passt besonders gut zu unseren eigenen Methoden, die vertiefte Workshop mit unseren Klienten erfordern. Ich habe sogar diesen Artikel in Miro entworfen, wie sie meinen Post-its entnehmen können. Ich möchte Sie dazu ermutigen, Miro zu testen und zu schauen, ob es die Kollaboration Ihrer Teams ebenso anzuregen vermag.