Hast Du Interesse daran, ein Team, das im Bereich Digitalisierung von Kunden agiert zu unterstützen und unseren Standort in Heidelberg weiter zu entwickeln? Unser Team in Heidelberg sucht Dich als Assistenz der Geschäftsführung und Office Management (w/m/d).

• Inmitten der Heidelberger Altstadt bieten wir Dir ein inspirierendes Arbeitsumfeld umgeben von Kunst und großen, hellen Räumen in einem modern ausgestatteten, historischen Gebäude.

• Unsere Kunden sind weltweit angesehen, anspruchsvoll und halten für uns abwechslungsreiche Herausforderungen bereit.

• Wir schätzen Dich und Deine Arbeit und gehen respektvoll miteinander um. Dabei bleibt Dir stets viel Raum für Deine persönliche und fachliche Entwicklung. 

Was wir uns von Dir wünschen

• Freude daran, die Büroorganisation und den Geschäftsbetrieb mit großer Eigenverantwortung zu gestalten

• Hohes Maß an Teamfähigkeit und Motivation sich in ein bestehendes Team zu integrieren und dieses zu unterstützen

• Kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Erfahrung in einer kaufmännischen oder organisatorischen Tätigkeit

• Deutsch, fließend in Wort und Schrift

• Gute Englischkenntnisse

• Spaß an organisatorischen und administrativen Tätigkeiten

• Hohes Maß an Eigeninitiative und motivierte Arbeitsweise

• Sicheres und freundliches Auftreten gegenüber Kunden und Besuchern

• Geübter Umgang mit Office-Programmen auf Mac oder PC

• Hohe Dienstleistungs- und Kundenorientierung

• Organisationsgeschick

• Einstieg in Teilzeit (50-80%), Homeoffice nach Absprache möglich

Deine Aufgaben

• Feelgood-Management für Kunden, Gäste, Teammitglieder und neuen Mitarbeitende

• Vorbereitung der Monatsabschlüsse

• Belegprüfung und -ablage

• Prüfung der Konten auf Zahlungseingänge

• Erstellung und Verwaltung der Reisekosten- und Spesenabrechnungen

• Unterstützung bei operativen Aufgaben, wie Optimierung und Strukturierung der Büro-Prozesse, Vorbereitung der monatlichen Kundenrechnungen

• Unterstützung bei der Organisation von Events in unseren Räumlichkeiten

• Kontaktperson für die Hausverwaltung, Vermieter, Reinigungsdienstleister usw.

• Beschaffung von Büromaterial, Getränken und Snacks

• Management der Korrespondenz (Posteingang überwachen, Personen über Posteingänge informieren, Rückmeldungen)

• Unterstützung bei Reisen für Besucher und KollegInnen

• Terminkoordination

Nicht in Dein Aufgabenfeld fallen

• Akquise von neuen Kunden oder Projekten

• Vertrieb unserer Dienstleistungen

• Einsatz in unseren Kundenprojekten

Wir bieten

• Du arbeitest in einem Unternehmen mit hoher Wertschätzung für Deine Ideen und für das, was Du bewirken kannst

• Du begegnest uns in unserer transparenten und offenen Kultur mit flachen Hierarchien, die von Dir erwartet, dass Du Deine Zukunft eigenverantwortlich gestaltest

• Du wirst Teil des professionellen und wegweisenden Teams in Heidelberg

• Wir haben transparente Gehaltsstrukturen. Das Gehalt orientiert sich am Kollektiv und wird Deiner Erfahrung und Deinen Fähigkeiten entsprechend angepasst. Wir gehen bei dieser Stelle von einem Gehalt zwischen 38.000 und 45.000€ (bei einer Vollzeitstelle, Teilzeit anteilig weniger) aus.

• Flexible Arbeitszeiten und Teilzeit (ab 60%) können vereinbart werden

• Spannende Projekte mit regionalen und internationalen Unternehmen

• Wahlmöglichkeit der Hardware z.B. MacBook Pro & iPhone oder Windows Laptop & Android Smartphone

• Onboarding-Veranstaltung, regelmäßige Open Space Konferenzen und vielfältige individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

• Betriebliche Altersvorsorge mit hohem Arbeitgeberzuschuss

• Angebot zum Leasen eines Jobrads

• Bezuschussung des Deutschland Tickets als Jobticket

• Kaffee, Tee, Getränke und Snacks im Büro

• Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten/Homeoffice

• Ein toller Arbeitsplatz in guter Lage und schöner Atmosphäre

• Hohes Level an Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf 

Erfahre mehr über foryouandyourcustomers

• Wir verfügen über 17 Standorte in 7 Ländern mit ca. 210 Mitarbeitenden, weitere Informationen

• Brand Eins Artikel über foryouandyourcustomers: „Wir halten uns gegenseitig in Schach“ - brand eins online

• Whitepaper Exploded View - Unser Modell für Multichannel Business: https://explodedview.com/wp-content/uploads/2023/08/Whitepaper_Exploded-View_2021-10_EN.pdf

• Unser Buch "Multichannel Leitfaden" und Channel CARDS: eu-foryouandyourcustomers - EU Shop