Rund 2 Millionen Artikel jederzeit online verfügbar: „In Zukunft soll der Kunde im SFS-Onlineshop mit wenigen Klicks problemlos auf das Vollsortiment ausgewählter Hersteller und Lieferanten zugreifen können – alles aus einer Hand, Stichwort Long Tail“, sagt Harald Senn, Bereichsleiter Digital Services. „Damit erweitern wir nicht nur unser Angebot, sondern bieten unseren Kunden ein neues, einfacheres und nachhaltigeres Einkaufserlebnis mit einem ebensolchen Service“, konkretisiert Harald Senn die interne Zielsetzung. 

SFS ist einer der europaweit führenden Anbieter von Schrauben, Werkzeugen, Beschlägen und chemisch-technischen Produkten mit Hauptsitz im schweizerischen Heerbrugg. Die Vision Long Tail ist dort wichtiger Bestandteil der SFS-Digitalisierungsstrategie, die vom B2B-Handelsunternehmen konsequent und zielstrebig umgesetzt wird; unterstützt wird das Unternehmen dabei von foryouandyourcustomers.

In einem ersten Schritt „dieses langfristig angelegten Vorhabens“ wurden Anfang 2021 mittels eines Vorprojektes erfolgsrelevante Fragestellungen für die Umsetzung der Long-Tail-Fähigkeit geklärt. Es stellte sich schnell heraus, „dass wir technisch nicht entsprechend aufgestellt waren“, sagt Harald Senn. „Als Basis fehlte uns etwas Grundsätzliches: ein vollwertiges und professionelles PIM-System“, beschreibt er rückblickend und führt weiter aus: „Unsere bestehende Lösung bot beispielsweise keine Unterstützung, wenn Produktdaten oder elektronische Produktkataloge von externen Lieferanten in unser System aufgenommen werden mussten."

 „Einer der zahlreichen Vorteile des neuen PIM ist, dass SFS die Daten von extern nicht länger selbst pflegen muss, sondern diese – in entsprechender Qualität – automatisiert in das neue System aufgenommen werden. Das ist nur eines von zahlreichen Beispielen, wo uns das PIM hilft, unser Angebot zu verbessern, Effizienz, Margen und Produktivität zu erhöhen und Kosten zu senken“, erläutert Raymond Ryser, Product Owner PIM. 

Harald Senn - Bereichsleiter Digital Services bei SFS Schweiz Group

Die Entscheidung der Verantwortlichen fiel zugunsten der PIM-Lösung STEP von Stibo Systems und dem Implementierungspartner foryouandyourcustomers. „Unsere Hauptaufgabe war die Konzeption und Realisierung des PIM auf Basis von STEP“, bringt Christian Leeger, Senior Projektleiter und Berater bei foryouandyourcustomers, die Ausgangslage auf den Punkt. „Wie in allen anderen Projekten profitierte unser Kunde auch hier von der Standort übergreifenden Zusammenarbeit bei foryouandyourcustomers. Die Projektleitung übernahm das Team aus Baar, unterstützt durch Kollegen am Standort Heidelberg. Einerseits sind wir so räumlich nah am Kunden und können andererseits gleichzeitig und je nach Thematik auf die vielfältige Expertise unserer Kollegen an anderen Standorten zugreifen. Auf diese Weise boten wir SFS eines der größten zertifizierten STEP-Teams im Markt bei der Umsetzung“, sagt Christian Leeger. 

Da die konzeptionelle Arbeit durch das Vorprojekt seitens SFS bereits sehr fundiert war, konnte das Team aus foryouandyourcustomers- und SFS-Mitarbeitenden schnell in die technische Umsetzung gehen. Die Implementierung des PIM-Systems war dabei nur Teil eines ganzen Programms, das umfangreiche Prozessverbesserungen und Neuausrichtungen der IT-Systeme zum Inhalt hatte, wie die Migration der neuen SAP-Version, so Christian Leeger: „SFS plante die Einführung des PIM, um im Verbund mit der bereits begonnen Migration auf die neue SAP Generation die bestehende Produktdatenmanagement-Lösung zu ersetzen.“ Ein kritischer Punkt in Hinblick auf den Erfolg des Gesamtvorhaben war dabei die geplante Inbetriebnahme synchron zum Go-live der SAP-Version.

Raymond Ryser - Product Owner PIM bei SFS Schweiz Group

Denn das neue PIM hat zukünftig nicht allein die Rolle des Produktdatenwerkzeugs inne, sondern wurde auch für den SAP-Artikelanlageprozess zum initialen und zentralen Werkzeug, was es zu einer geschäftsrelevanten Anwendung macht. „Es war deshalb essenziell, die vorhandenen Daten so in STEP zu übernehmen und zu transformieren, dass sie nahtlos und fehlerfrei im E-Commerce verwendet werden konnten", fügt Raymond Ryser, Product Owner PIM hinzu. „Anders ausgedrückt: Wenn das PIM mal an einem Tag nicht laufen würde, würde sich bereits in kurzer Zeit viel anstauen. Probleme bei der Nutzung des Systems über einen längeren Zeitraum wären fatal für unser Online Business, dafür ist es ein zu grundlegendes Tool.“

„Das Gesamtprogramm war also äußerst ambitioniert aufgesetzt – sowohl zeitlich als auch bezüglich des Umfangs und der Integrationstiefe. Nicht zuletzt durch die Einbindung des Systemverbunds und des neuen PIMs in die Gesamtarchitektur des SFS-Digitalisierungsvorhabens war es eine herausfordernde und sehr spannende Aufgabe für uns wie das gesamte Team“, beschreibt Christian Leeger rückblickend. „Eine Thematik, die auch durch die neue SAP-Generation S4/HANA auf andere Unternehmen noch zukommt.“

„Auf Basis unserer PIM-Implementierungserfahrungen haben wir das Projekt in enger Zusammenarbeit mit den SFS-Mitarbeitenden in agiler Methodik aufgesetzt, weil wir so umgehend auf Markteinflüsse oder Planänderungen seitens des Auftraggebers reagieren konnten, die es durch die Einführung der neuen SAP-Version gab. Die Projektplanung musste letztlich mehrfach adaptiert und der sich verändernden Realität angepasst werden, worin uns die agile Vorgehensweise wesentlich unterstützte.“

PIM-Experte Christian Leeger von foryouandyourcustomers im Interview mit den Projektverantwortlichen der SFS Schweiz Group

Ein Erfolgsfaktor für die Einführung einer neuen technischen Lösung in einem Unternehmen ist auch der Wissensaufbau bei den Mitarbeitern vor Ort. Aus diesem Grund arbeitete das Kernteam von foryouandyourcustomers und SFS zu jedem Zeitpunkt sehr eng zusammen. „Die Projektführung, das Umgehen mit und Reagieren auf Planänderung und die Einbindung unseres SFS-Teams seitens foryouandyourcustomers war top: Neben der kollaborativen Entwicklung von Konzept und finaler Lösung, bei der über alle Phasen hinweg vollständige Transparenz zwischen den Teams herrschte, wurden die Mitarbeitenden unter anderem durch das agile Projektmanagement in die Lage versetzt, intern entsprechendes Know-how aufzubauen, selbstständig Anpassungen an dem System vorzunehmen und es weiterzuentwickeln", erklärt Raymond Ryser. „Die Zusammenarbeit mit foryouandyourcustomers war von Beginn an nicht wir als Auftraggeber auf der einen und der Dienstleister auf der anderen Seite, sondern es entwickelte sich schnell ein Team- und Zugehörigkeitsgefühl“, was die Beziehung noch enger werden ließ. „Christian und die anderen sind inzwischen wie Kollegen für uns“, ergänzt Harald Senn. 

„Auch wir haben noch immer große Freude an der Arbeit mit dem Team in Heerbrugg“, betont Christian Leeger. „Nicht nur fachlich ist es nach wie vor ein spannendes und herausforderndes Projekt. Es macht unserem Projektteam einfach große Freude, in diesem konstruktiven Umfeld mit einem so engagierten Kunden am gleichen Strang zu ziehen.“

Ende 2022 ging das neue PIM dann planmäßig mit der neuen SAP-Version in Betrieb und Harald Senn konstatiert: „Wir waren damals natürlich alle sehr happy, dass wir das Projekt nach unseren Vorstellungen umsetzen konnten. Mit dem PIM hat SFS nun die gewünschte und notwendige Plattform für unsere Long-Tail-Vision. Die Basis für ein Einkaufserlebnis auf neuem Level, die wir jetzt gemeinsam mit foryouandyourcustomers weiterentwickeln werden.“