Auf der Suche nach einem besseren Modell

Leng modellierte bereits Informationen, als sie Stefan Berner und seine Methode noch nicht kannte. „Ich war immer auf der Suche nach Lösungen, wie ich besser modellieren kann”, sagt Leng zu den Anfängen. Bei der Ausarbeitung von Digitalisierungsstrategien und in der Organisationsberatung stiess sie mit den gängigen Modellen an Grenzen. Ihre Suche führte sie schliesslich zu Berners Buch Informationsmodellierung (2016, vdf Hochschulverlag), das wenige Jahre zuvor veröffentlicht wurde. Das Modell bestärkte sie darin, Information noch vor den Daten und Prozessen zu analysieren und zu modellieren. Denn es seien Informationen, die im Gegensatz etwa zu Prozessen in Unternehmen über die Zeit stabil bleiben würden. Ihre Erfassung bilde die Basis für alles andere.

Das Informationsmodell kurz erklärt

Unternehmen definieren, dokumentieren und visualisieren ihr Wissen mit dem Informationsmodell. Das Modell basiert auf Sprache und definiert unabhängig von Daten und Prozessen die wichtigsten Begriffe und deren Beziehungen. Mit dem Informationsmodell gibt sich ein Unternehmen eine gemeinsame und für alle verständliche Sprache. Missverständnisse zwischen Business und IT oder anderen Abteilungen gehören damit der Vergangenheit an.

Das Modell besteht aus Begriffen (Entitäten) mit Attributen, den Definitionen der Begriffe und den Beziehungen zwischen den Begriffen mittels Verben. Es umfasst zudem wenige grafische Elemente, um beispielsweise die Kardinalität und Optionalität bei den Beziehungen anzuzeigen. Es erfüllt die Bedingungen eines relationalen Datenmodells, schliesst jedoch informatiktechnische Aspekte aus.

Projekte mit dem Informationsmodell sind erfolgreicher als jene ohne

Als Leng das Informationsmodell entdeckte, dokumentierte sie bereits beim damaligen Arbeitgeber die Informationen der Kunden. Später lehrte sie das Modell als freie Dozentin für Wirtschaftsinformatik am Campus M21 der Hochschule Mittweida ihren Studierenden. Vor fünf Jahren gründete die diplomierte Ingenieurin für Informationstechnologie dann ihr eigenes Unternehmen, in dem das Informationsmodell nicht mehr wegzudenken ist.

Mit KONMATIK beraten Leng und ihre Mitarbeitenden kleine und mittelständische Unternehmen. Von der Digitalisierung bis zur Organisationsentwicklung deckt das Unternehmen alles ab, weil für Leng Organisation, Prozesse und IT als Einheit zu betrachten sind. Deshalb spielt es auch keine Rolle, ob es sich bei Kundenprojekten um Digitalisierungsvorhaben oder reine Organisationsentwicklung handelt – das Informationsmodell ist immer Teil des Angebots.

„Projekte mit dem Informationsmodell verlaufen erfolgreicher als jene ohne. Und sie kommen meine Kunden kostengünstiger.“

— Lakhena Leng, Geschäftsführerin von KONMATIK GmbH

„Meine Kunden sind neugierig und freuen sich zusammen die grundlegenden Informationen zu erarbeiten“, betont Leng. Es komme kaum Widerstand, auch wenn es jemandem vielleicht trivial erscheine, Grundbegriffe für das Modell zu klären. Denn spätestens, wenn eine andere Person in der Workshoprunde ihr komplett anderes Verständnis der Begriffsdefinition kundtue, lösten sich die Zweifel in Luft auf. „Es mag banal klingen, aber die Begriffe Kunde, Lead, Interessent, Partner und Lieferant bedeuten für verschiedene Mitarbeitende etwas anderes”, erklärt Leng. Wenn es um ebenso triviale und vermeintlich klare Dinge wie Produkt und Artikel gehe, merke man, wie bei genauerem Hinsehen vieles unklar werde, das zentral für ein Unternehmen ist. Das Informationsmodell bringe Klarheit ins Unternehmen, weil Begriffe und deren Beziehungen untereinander geklärt werden. „Projekte mit dem Informationsmodell verlaufen erfolgreicher als jene ohne. Und sie kommen meine Kunden kostengünstiger.”

Der Modellierungsaufwand zahlt sich aus

Projekte kommen günstiger, weil die Kunden mit dem Informationsmodell von Anfang an ein klares Bild der Organisation und ein gemeinsames Verständnis der relevanten Informationen erarbeiten und dokumentieren. Das Modell bildet die Unternehmens- und Organisationsrealität in ihrer Komplexität verständlich ab; es macht das Unsichtbare sichtbar. Zu Beginn eines Workshops als Moderatorin „dumme” oder triviale Fragen zu stellen, ist für Leng kein Problem, sondern notwendig. So könne geklärt werden, was sonst ohne Modell zu Missverständnissen und wiederholtem Klärungsbedarf, also mehr Zeitaufwand, führe – besonders zwischen den Fachverantwortlichen und der IT-Abteilung.

„Das Informationsmodell schafft eine Ebene für die Diskussion zwischen Fachverantwortlichen und der IT.”

— Lakhena Leng

Dokumentiertes Wissen als Wettbewerbsvorteil

Informationen bilden für Leng das Kernstück eines Unternehmens. Sie sind überall, in kleinsten Dingen versteckt und kaum überschaubar. Mit dem Informationsmodell macht Leng die Vielfalt an Informationen und deren Beziehungen untereinander begrifflich und visuell sichtbar. So werde das Wissen im Unternehmen in Form des Modells zu einem Asset, wenn es wie Prozesse etabliert werde.

Leng betont, dass Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil haben, wenn sie ihre Informationen konsolidieren und dokumentieren. Wie sonst sollen sie in der sich rasch wandelnden IT-Welt mithalten können? Für jedes Projekt oder jede Initiative, wie etwa die Einführung von KI, die nötigen Informationen aufs Neue zusammenzutragen und zu verhandeln, sei keine effiziente Lösung. Das Informationsmodell mache das Unternehmen agiler für Veränderungen, weil es die stabilen Informationen für jegliche Entwicklung bereithält.

„Die meisten unserer Kunden pflegen das erarbeitete Informationsmodell noch nicht so, wie es möglich und langfristig sinnvoll wäre”, räumt Leng ein. Wenn es beispielsweise um das Thema Datenqualitätsmanagement geht, wie bei einem ihrer Kunden, wird die kontinuierliche Pflege des Modells jedoch unerlässlich. Und beim Thema Business Intelligence sieht Leng im Informationsmodell Potenzial als „Gamechanger”.

Die Zukunft des Informationsmodells bei KONMATIK

Mittlerweile haben sich Leng und zwei ihrer Mitarbeitenden bei Carl Simbruner zum Informationsmodell schulen lassen – Stefan Berner war mit dabei. Leng gesteht ein, dass sie Berners Methode nicht konsequent folgt. Sie wähle gröbere Bezeichnungen für die Beziehungen zwischen den Entitäten als gefordert. Dies sei eine pragmatische Lösung, weil sie im Moment der Modellierung den Zweck erfülle. Nachbearbeitungen durch sie oder die Kunden seien immer möglich. Ausserdem arbeite sie mit Geschäftsführungen und Fachverantwortlichen, die eine gewisse Erwartung an die Geschwindigkeit des Projekts hätten.

„Die Informationen in einer Excel-Tabelle zu erfassen, ist ein Albtraum und macht die Leute verrückt – wie bei einem Kunden gesehen. Informationen müssen gut visualisiert sein, um nachvollziehbar zu bleiben, wie im Informationsmodell.”

— Lakhena Leng

In Zukunft will Leng einen Standard für KMUs entwickeln, um ein Grundgerüst zu haben. Dieses Gerüst, das abhängig von der Branche anders aussehen wird, soll ihren Mitarbeitenden die Arbeit erleichtern. Im Projekt müsse das Gerüst auf den Kunden zugeschnitten werden, denn Benennungen, Definitionen und Zusammenhänge seien kundenspezifisch. Dafür will Leng ein Modellierungstool entwickeln. Herkömmliche Modellierungswerkzeuge genügen aktuell ihren Ansprüchen an Funktionalitäten und Ästhetik nicht. Und was noch aussteht: Leng hat ihre Mitarbeitenden beauftragt, das Informationsmodell von KONMATIK zu erarbeiten. Sie will schliesslich wissen, wie das Fundament ihres Unternehmens aussieht. „Ich muss das Modell noch prüfen, wenn es etwas ruhiger ist”, sagt sie und lacht.

Möchten Sie mehr über das Informationsmodell und seinen Nutzen für Unternehmen erfahren? Kontaktieren Sie Stefan Berner über stb@foryouandyourcustomers.com und schauen Sie ins Buch zur Informationsmodellierung oder laden Sie das Whitepaper herunter.

In der LinkedIn-Gruppe zur Informationskartografie finden Sie Beiträge von Stefan Berner und Christian Bühlmann rund um Informationsmodellierung und -kartografie.